LEÍRÁS
A projekt egy közepes méretű könyvelőirodánál indult, amely több tucat vállalkozás pénzügyi és adminisztratív feladatait kezeli napi szinten. A működés egyik legkritikusabb területe a beérkező számlák feldolgozása volt, amely óriási mennyiségű manuális munkával járt: az ügyfelek e-mailben, feltöltőfelületeken vagy különböző rendszerekből küldték a számlákat, a könyvelők ezeket letöltötték, átnevezték, rögzítették, ellenőrizték, majd továbbították a belső könyvelési folyamatok felé. A cég vezetése felismerte, hogy a növekvő ügyfélkör és az egyre intenzívebb adminisztráció miatt elengedhetetlen egy olyan rendszer kialakítása, amely képes átvenni a számlafeldolgozás nagy részét. A DetSystems n8n agentekre épülő, intelligens, automatizált megoldást fejlesztett, amely teljesen átalakította az iroda működését, és új szintre emelte a hatékonyságot.
PROBLÉMA
A könyvelőiroda legnagyobb kihívása az volt, hogy a számlák beérkezése rendkívül széttagolt módon történt, és a könyvelők jelentős időt töltöttek azzal, hogy manuálisan gyűjtsék össze és rendszerezzék azokat. A különböző ügyfelektől érkező fájlok formátuma, elnevezése és minősége is eltért, ami tovább lassította a folyamatokat. Gyakran előfordult, hogy egy-egy számla többször is beérkezett, vagy éppen ellenkezőleg: elkerülte valamelyik könyvelő figyelmét, mert több száz másik dokumentum között veszett el. Ezek a hibalehetőségek nemcsak az iroda működését terhelték, hanem napi szinten stresszt is okoztak a munkatársaknak, akik folyamatos időnyomás alatt dolgoztak.
A cég számára különösen nagy problémát jelentett, hogy a könyvelőcsapat idejének nagy része nem szakmai, hanem adminisztratív tevékenységekbe folyt bele. Ahelyett, hogy a munkatársak valódi könyvelési feladatokra és szakmai ellenőrzésre koncentráltak volna, idejük nagy részét e-mailek átnézésével, fájlok letöltésével, dokumentumok átnevezésével vagy rendszerek közti adatmozgatással töltötték. A vezetés számára egyre világosabbá vált, hogy a manuális működés hosszú távon nem tartható fenn, mert a terhelés a csapat méretéhez képest exponenciálisan nőtt. A vállalkozás nemcsak hatékonyságot szeretett volna növelni, hanem a hibalehetőségeket is minimalizálni, miközben stabil és skálázható működést akart kialakítani.
MEGOLDÁS
A DetSystems olyan n8n agentikus rendszert fejlesztett ki, amely teljes egészében automatizálta a számlafeldolgozás és adminisztráció legkritikusabb szakaszait. A megoldás képes volt különböző csatornákról fogadni a beérkező számlákat, legyen szó e-mail mellékletekről, ügyfélportálról vagy felhőalapú tárhelyekről. Az agentek minden dokumentumot automatikusan letöltöttek, elemeztek és a megfelelő ügyfélhez rendeltek. Az AI-alapú felismerési réteg lehetővé tette, hogy a rendszer akkor is pontosan beazonosítsa a számlát, ha az elnevezése pontatlan vagy hiányos volt.
A fejlesztés során olyan folyamatot alakítottunk ki, amelyben a számlák adatai automatikusan kinyerésre kerültek, majd a rendszer validálta, hogy a dokumentum megfelel-e a könyvelési szabályoknak, és szükség esetén értesítést küldött a felelős könyvelőnek. A rendszer képes volt továbbá arra, hogy a számlákat a megfelelő belső mappákba rendezze, előkészítse könyvelésre, és szükség esetén elkészítse a további adminisztratív folyamatokat is, például a jóváhagyási workflow-t vagy a partneradatok frissítését.
Az egyik legnagyobb előnye az volt, hogy a rendszer folyamatosan futott, és minden új dokumentumot néhány másodpercen belül feldolgozott. Az agentek a háttérben, emberi felügyelet nélkül dolgoztak, és kizárólag akkor jeleztek a könyvelőknek, ha olyan problémát találtak, amely valódi szakmai döntést igényelt. Így a csapat idejét már nem a manuális adatrendezés és dokumentumkezelés kötötte le, hanem az érdemi könyvelési feladatok.
EREDMÉNY
A projekt eredménye már az első héten látványosan érezhető volt. A beérkező számlák feldolgozása gyakorlatilag valós időben történt, a könyvelők számára pedig megszűnt a folyamatos e-mail-ellenőrzési és dokumentumgyűjtési kényszer. A hibaarány jelentősen csökkent, mivel az agentek minden dokumentumot következetesen és szabályosan kezeltek, így minimálisra szorultak azok a helyzetek, amikor számlák elvesztek vagy rossz helyre kerültek.
A könyvelőiroda működése skálázhatóvá vált: több új ügyfél felvétele sem járt többletterheléssel, hiszen a rendszer automatikusan követte a beérkező dokumentumok áramlását. A munkatársak visszajelzése alapján a napi stressz szintje drasztikusan csökkent, a csapat pedig sokkal több időt tudott fordítani a szakmai ellenőrzésre, analitikára és ügyfélkommunikációra. A vezetés szempontjából az egyik legfontosabb eredmény az volt, hogy az iroda működése kiszámíthatóbbá vált, és megszűntek azok a hullámvölgyek, amelyeket a számladömping okozott hónap végén vagy határidők előtt.
A projekt megmutatta, hogy az n8n agentikus rendszerek nemcsak adminisztratív folyamatokat könnyítenek meg, hanem képesek teljes könyvelési workflow-kat stabil, hibamentes és valós idejű működéssé alakítani. A könyvelőiroda számára ez nem csupán hatékonyságnövekedést jelentett, hanem egy új szintű működési minőséget, amely hosszú távon is versenyelőnyt biztosít.
