LEÍRÁS
A projekt egy budapesti magán gimnáziumnál indult, amely az ország egyik legmodernebb szemléletű oktatási intézményeként működik. A gimnázium évek óta folyamatosan növekvő diáklétszámmal dolgozik, így a tandíjak és különböző egyéb befizetések kezelése egyre nagyobb adminisztratív terhet rótt az iskolára. A pénzügyi osztály rendszeresen több száz tranzakciót dolgozott fel manuálisan, banki értesítésekből, Excel-táblákból és e-mailes visszaigazolásokból próbálta összerendelni a diákokhoz tartozó befizetéseket. Az intézmény vezetése felismerte, hogy a növekedés fenntartható működtetéséhez elengedhetetlen egy olyan rendszer kialakítása, amely automatizáltan, hibamentesen és átláthatóan kezeli a teljes befizetési folyamatot. A DetSystems bevonásával egy olyan AI- és automatizációs megoldást dolgoztunk ki, amely átalakította a gimnázium pénzügyi működését, megszüntette a manuális terhelést, és lehetővé tette, hogy a csapat idejét sokkal magasabb értékű feladatokra fordítsa.
PROBLÉMA
A gimnázium legnagyobb nehézsége az volt, hogy a befizetések havi szinten hatalmas mennyiségben érkeztek, és ezeket minden esetben manuálisan kellett beazonosítani és összekapcsolni a megfelelő diákkal, osztállyal vagy programmal. A szülők banki átutalásai sokszor eltérő megnevezéssel érkeztek, hiányoztak a hivatkozási számok, vagy nem volt egyértelmű, melyik tanulóhoz tartozik az adott összeg. A pénzügyi osztály gyakran napokat töltött azzal, hogy a beérkezett tételeket rendszerezze, egyeztesse, lekönyvelje és kommunikálja a szülők felé, ha valamelyik tétel nem volt beazonosítható. Ez a manuális folyamat nemcsak időigényes volt, hanem hibalehetőségekkel is járt, és folyamatos stresszt okozott az adminisztrációs csapatnak.
A gyorsan bővülő intézmény számára ez egyre nagyobb problémát jelentett: a növekvő diáklétszám és a különböző különszolgáltatások száma miatt a befizetések kezelése exponenciálisan nőtt, miközben a pénzügyi munkatársak száma nem változott. A vezetés számára nyilvánvalóvá vált, hogy ha a folyamat nem válik automatizálttá, az iskola nem tudja fenntartható módon kezelni a pénzügyi adminisztrációt, és a hibák kockázata is nőhet. Egy olyan megoldásra volt szükség, amely képes átvállalni a teljes adminisztrációt: a banki tranzakciók fogadásától kezdve a beazonosításon át a rögzítésig és a visszajelzésig.
MEGOLDÁS
A DetSystems egy olyan integrált automatizációs rendszert épített ki, amely a gimnázium teljes befizetési folyamatát digitalizálta és automatizálta. A fejlesztés során összekapcsoltuk a banki rendszereket, a belső adminisztrációs platformot és az iskolai nyilvántartást, így a pénzügyi adatok valós időben, emberi beavatkozás nélkül kezdtek áramlani a megfelelő helyekre. A rendszer képes automatikusan felismerni az átutalásokhoz tartozó információkat, beazonosítani a szülőt vagy a tanulót, összevetni a várt befizetésekkel, és a háttérben minden szükséges adminisztratív lépést elvégezni. A megoldás nemcsak a tandíjakat kezeli, hanem az összes olyan egyéb befizetést is, amely az iskola működése során felmerül.
A fejlesztés során fontos volt, hogy a rendszer ne csupán egyszerű szabályok alapján működjön, hanem tanuljon is az adatokból. Az AI-alapú kiegészítés lehetővé teszi, hogy a program felismerje a szülők eltérő megnevezési mintáit, és akkor is helyesen párosítsa az átutalást, ha hiányos vagy pontatlan információ érkezik. A pénzügyi csapat számára egy átlátható felület készült, ahol minden adat automatikusan megjelenik, és kizárólag azokkal az esetekkel kell foglalkozniuk, amelyek valamilyen speciális kezelést igényelnek. A rendszer nemcsak a belső adminisztrációt gyorsította fel, hanem a szülők számára is kiszámíthatóbbá tette a befizetési folyamatot, hiszen minden visszaigazolás automatizáltan és késedelem nélkül történik.
EREDMÉNY
A gimnázium működésében az automatizált befizetési rendszer bevezetése valódi minőségi ugrást hozott. A pénzügyi osztály adminisztrációs terhelése gyakorlatilag megszűnt, hiszen a manuális egyeztetéseket, az adatrögzítést, a könyvelési lépések nagy részét és a visszaigazolásokat is a rendszer végzi. Az átutalások feldolgozása néhány percre rövidült, a korábban több napig tartó havi egyeztetések pedig automatikusan, valós időben történnek. A hibaarány jelentősen csökkent, a működés átláthatóbb lett, és a vezetés pontosabb és frissebb információkhoz jut a pénzügyi teljesítményről.
A legnagyobb eredmény azonban az, hogy az iskola pénzügyi folyamatai skálázhatóvá váltak. A rendszer képes kezelni a növekvő diáklétszámot, az eskalálódó befizetési mennyiséget és a bővülő szolgáltatási portfóliót anélkül, hogy ehhez további adminisztratív munkaerőt kellene bevonni. A gimnázium így nemcsak hatékonyabbá, hanem stabilabbá és jövőbiztosabbá vált. A projekt megmutatta, hogy a megfelelően kialakított AI- és automatizációs megoldások képesek jelentősen tehermentesíteni egy oktatási intézményt, és olyan működési előnyöket nyújtani, amelyek hosszú távon is fenntarthatók.
